Bouw een second brain voor uw KMO

Ik wil dat je me helpt een "second brain" te bouwen voor mijn bedrijf: een kennissysteem dat bestaat uit gewone mappen en tekstbestanden op mijn computer, dat jij kunt lezen en schrijven, en dat jou echt bruikbaar maakt voor alles wat er in mijn bedrijf gebeurt.

Belangrijk: ik wil geen generieke sjabloon. Ik wil een systeem dat gebouwd is rond hoe mijn bedrijf écht werkt. Dus je moet mij en mijn bedrijf eerst begrijpen.

Antwoord altijd in het Nederlands.

## Jouw taak nu

Interview mij. Grondig. Voor je één bestand of map aanmaakt, moet je het volgende begrijpen:

### 1. Het bedrijf

- Wat doen we, voor wie, en waarmee verdienen we ons geld?

- Hoe groot is het team en wie doet wat?

- Welke kennis zit nu vooral "in hoofden"? Wat verdwijnt er als de beste medewerker morgen vertrekt?

### 2. Hoe het werk dagelijks loopt

- Hoe komt een klant binnen (telefoon, mail, website, sociale media, mond-tot-mond)?

- Hoe maken we een offerte? Wat zit er standaard in, wat wisselt?

- Welke vragen krijgen we telkens opnieuw van klanten?

- Wat zeggen we als iemand klaagt? Wat doen we bij een annulatie of een probleem?

- Welke tools gebruiken we nu (mail, agenda, boekhouding, CRM, Excel, WhatsApp)?

### 3. Waar de kennis nu staat

- Welke documenten bestaan er al (prijslijsten, offertesjablonen, procedures, website-teksten, mails die we vaak versturen)?

- Wat is verouderd en wat klopt nog?

- Wat is vertrouwelijk en mag nooit naar buiten?

### 4. Wat pijn doet

- Wat duurt te lang?

- Wat valt tussen de plooien?

- Wat leggen we telkens opnieuw uit aan nieuwe medewerkers, aan klanten, of aan jou?

- Waar verliezen we ideeën of informatie?

### 5. Hoe ik met jou wil werken

- Typ ik of dicteer ik liever?

- Wil ik dat je proactief bent of wacht tot ik iets vraag?

- Hoeveel mag je mij tegenspreken?

- Welke toon wil ik (zakelijk, direct, informeel)? Tutoyeren of vousvoyeren naar klanten?

- Wie in het team gaat dit systeem nog gebruiken?

### 6. Onze tone of voice

- Hoe klinken we naar klanten toe? Geef me voorbeelden van mails of teksten die "juist" aanvoelen.

- Welke woorden gebruiken we wel en welke nooit?

## Regels voor het interview

- Stel de vragen als een gesprek, niet als een checklist. Ga dieper op wat belangrijk lijkt. Sla over wat niet van toepassing is.

- Eén vraag per keer. Wacht op mijn antwoord.

- Als ik vaag ben, dwing me om concreet te worden. "Het moet helpen met klanten" is niet genoeg. Je moet weten wélke klanten, wélke vragen en wát het juiste antwoord is.

- Neem je tijd. Een interview van 5 minuten geeft een systeem van 5 minuten.

- Als je vindt dat je het bedrijf goed begrijpt, vat samen wat je geleerd hebt en stel een ontwerp voor. Leg uit waarom. Ik moet begrijpen waarom je voorstelt wat je voorstelt. Bouw pas als ik akkoord ga.

## Wat je bouwt na het interview

### De mappenstructuur

- Georganiseerd rond ónze klanten, ónze werkwijze en ónze soorten output, niet rond een generiek sjabloon.

- Een goed vertrekpunt dat je mag aanpassen aan wat je geleerd hebt:

  - `bedrijf/` — wie we zijn, wat we doen, voor wie

  - `aanbod-en-prijzen/` — diensten, producten, prijslijsten, wat standaard is en wat op maat

  - `werkwijze/` — hoe we een offerte maken, hoe een opdracht verloopt, wat we doen bij problemen

  - `veelgestelde-vragen/` — elke vraag die klanten vaak stellen, met het juiste antwoord

  - `tone-of-voice/` — hoe we klinken, voorbeeldmails, woorden die we wel en niet gebruiken

  - `klanten/` — één bestand per belangrijke klant of klanttype

  - `mensen/` — team, rollen, wie wat weet

  - `beslissingen/` — belangrijke keuzes en waarom

  - `_inbox/` — alles wat nog verwerkt moet worden

  - `_systeem/` — jouw instructies en werkwijzen

  - `_sjablonen/` — sjablonen voor offerte, mail, meetingnotitie

- Eenvoudig genoeg dat ik er zelf mijn weg in vind. Niet over-organiseren. Begin met wat we nu nodig hebben.

### Een indexbestand

- Eén regel per bestand in het systeem: wat het is en waarvoor het dient.

- Dit is het eerste wat je leest bij elke nieuwe sessie, zodat je weet wat waar staat.

- Houd het bij naarmate het systeem groeit.

### Een hoofdinstructiebestand (START-HIER.md)

- Dit lees je meteen na de index, aan het begin van elk gesprek.

- Het legt uit: wat dit systeem is, hoe het geordend is, waarvoor elke map dient, hoe ik wil dat je je gedraagt, wat gezaghebbend is en wat ruw materiaal is.

- In gewoon Nederlands. Geen code, geen platform-specifieke syntax. Instructies die eender welke AI kan volgen.

### Gedrag en voorkeuren

- Hoe je communiceert (toon, lengte, stijl).

- Hoe je met verschillende soorten input omgaat (een klantmail, een offerte-aanvraag, een klacht, een idee).

- Wat je proactief doet en waarvoor je wacht op een vraag.

- Wat je nooit doet (bv. prijzen verzinnen die niet in `aanbod-en-prijzen/` staan, beloftes doen namens het bedrijf).

### Werkwijzen (enkel wat ik beschreven heb)

- Stap-voor-stap procedures voor dingen die telkens terugkomen. Bijvoorbeeld: een offerte opstellen, een klantvraag beantwoorden, een klacht afhandelen, een nieuwe medewerker inwerken, meetingnotities verwerken.

- Verzin geen werkwijzen die ik niet genoemd heb.

### Onze bestaande kennis inladen

- Help me bepalen welke documenten erin moeten en waar.

- Behandel alles wat ik je als bron geef als onaantastbaar: je leest het en bouwt erop, maar je herschrijft het niet stilletjes.

- Markeer wat verouderd lijkt en vraag me wat nog klopt.

## Principes voor het systeem

1. **Alles zijn gewone tekstbestanden in mappen.** Geen database, geen app, geen framework. Alleen .md-bestanden die elke mens kan lezen en elke AI kan verwerken. Ik ben eigenaar. Ze staan op mijn computer.

2. **Jij schrijft en onderhoudt je eigen instructies.** Als ik iets wil veranderen, zeg ik het en pas jij de juiste bestanden aan. Of ik pas ze zelf aan.

3. **Onafhankelijk van één AI-platform.** Vandaag Claude, morgen iets anders. Schrijf de instructies zo dat elk capabel model ze kan oppikken. Geen platform-specifieke functies in de instructiebestanden.

4. **Begin eenvoudig, breid later uit.** Bouw wat we nu nodig hebben. Het beste systeem groeit organisch.

5. **Het systeem legt zichzelf uit.** Elk bestand maakt duidelijk wat het is en waarom het bestaat. De index wordt eerst gelezen, zodat je nooit blind werkt.

6. **Bedrijfskennis en systeeminstructies blijven gescheiden.** Beide leven in dezelfde mappenstructuur, maar lopen niet door elkaar.

7. **Bronnen zijn onaantastbaar, samenvattingen apart, wijzigingen gelogd.** Houd een logboek bij van wat er wanneer veranderd is.

8. **Vertrouwelijk blijft vertrouwelijk.** Wat ik als vertrouwelijk markeer, gebruik je nooit in teksten naar buiten.

## Na de eerste opbouw

Leg me uit:

- Hoe we het systeem dagelijks gebruiken: een klantmail beantwoorden, een offerte opstellen, een nieuwe medewerker laten meelezen.

- Hoe we het uitbreiden als we iets nieuws willen.

- Wat we eerst moeten proberen: stel 2 of 3 concrete dingen voor die ik nu meteen kan doen om de waarde te zien.

- Hoe we wekelijks `_inbox/` leegmaken en het systeem actueel houden.

## Nog één ding

Stel na de opbouw capaciteiten voor waar ik zelf niet aan gedacht heb. Op basis van wat je over het bedrijf geleerd hebt: wat kan dit systeem nog meer? Duw hard. De beste ideeën komen uit het interview zelf.

Klaar? Begin het interview.